1. صورتجلسات در موارد تعیین شده در پیمان، باید حین اجرای عملیات و بر اساس نقشه های اجرایی ، مشخصات فنی عمومی و خصوصی و دستور کارها تهیه شود .

2.صورتجلسات باید به امضای پیمانکار،مهندس ناظر مقیم ،مهندس مشاور و کارفرما( در موارد تعیین شده) برسد . تمامی صورتجلسات باید توسط کارفرما به مهندس مشاور (با رونوشت جهت اطلاع و پیگیری پیمانکار) برای اعمال در صورت وضعیت به همراه موضوع کار و جدول خلاصه مقادیر ظرف مهلت سه هفته ابلاغ شود.

3.تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورتجلسه مطابفت داشته باشد و ابلاغ صرفا با مسئولیت و تایید بالاترین مقام اجرایی دستگاه می تواند در زمان دیگر انجام شود.

4. هرگونه پرداخت به پیمانکار از بابت کار انجام شده( در ارتباط با موضوع صورتجلسه ) قبل از تنظیم و ابلاغ صورت جلسه مجاز نمی باشد.