برابر بند ب ماده 38 شرایط عمومی پیمان ، پیمانکار باید طبق مشخصات تعیین شده در اسناد و مدارک پیمان و با توجه به برنامه زمانی تفصیلی ،برای تهیه پروفرمای (پیش فاکتور)خرید مصالح و تجهیزات مورد بحث ،به طوری که دست کم 90 روز اعتبار داشته باشد اقدام نماید .پیمانکار باید با مسئولیت خود اسناد فروشنده را از لحاظ انطباق مقادیر و مشخصات آنها با اسناد و مدارک پیمان کنترل نماید و پس از تایید به مهندس مشاور تسلیم کند.

مهندس مشاور اسناد دریافتی را بررسی می کند و پس از تائید ،ظرف مدت 20 روز از تاریخ وصول آنها ،نظر کارفرما را به پیمانکار ابلاغ می نماید.

اسناد مربوط به خرید مصالح و تجهیزات باید به نام کارفرما صادر شود .کارفرما بر اساس اسناد تایید شده به حساب پیمانکار اقدام به گشایش اعتبار می نماید.

پیمانکار با نظارت کارفرما نسبت به ترخیص مصالح و تجهیزات سفارش شده از گمرک به هزینه خود اقدام می نماید.

پس از آنکه مصالح و تجهیزات یاد شده وارد کارگاه شد و بهای آن به صورت کار یا مصالح و تجهیزات پای کار در صورت وضعیت ها منظور گردید، پرداختهای قبلی که بصورت اعتبار از طرف کارفرما انجام شده است از طلب پیمانکار کسر می شود.